État daté en copropriété : contenu, délai, qui le paie

L’état daté est le document que seul le syndic peut établir avant la vente d’un lot de copropriété. Il arrête les comptes entre le vendeur et le syndicat, annonce ce qui incombera à l’acquéreur, et part directement chez le notaire. Le vendeur en supporte le coût, plafonné par décret.

Un document que seul le syndic peut établir

Le vendeur d’un lot ne rédige jamais sa propre situation de comptes. D’après service-public.fr, seul le syndic établit l’état daté, puis le transmet au notaire chargé de la vente. La demande émane du notaire ou du vendeur lui-même.

Ce monopole tient à la source des chiffres. Les montants inscrits sortent de la comptabilité du syndicat des copropriétaires : appels de provisions, régularisations de charges, travaux votés, avances, fonds de travaux. Seul le gestionnaire de ces comptes peut les figer à un jour précis, et ce jour donne son nom au document.

Le bon moment pour le demander

La demande part pendant la préparation de l’acte authentique, une fois le compromis signé et les conditions suspensives en voie de levée. Commandé trop tôt, le document du syndic vieillit : un appel de fonds trimestriel suffit à déplacer les soldes. Commandé trop tard, la signature se reporte de plusieurs jours.

Le notaire déclenche généralement la demande dès que la date de signature se précise. Le vendeur, lui, gagne à vérifier que le courrier est bien parti, en particulier à cheval sur deux trimestres comptables. Cette vérification trouve sa place dans le parcours d’achat immobilier, côté vendeur comme côté acquéreur.

Ce que le notaire en tire

Deux usages, très concrets. Le notaire répartit d’abord les charges entre vendeur et acquéreur au jour du transfert de propriété, selon les clés inscrites au règlement de copropriété. Il prélève ensuite sur le prix les sommes que le vendeur doit encore au syndicat.

Cette seconde opération protège l’acheteur. Sans elle, un impayé ancien resterait accroché au lot dans la comptabilité du syndicat et empoisonnerait les premiers mois de la nouvelle propriété. La mécanique de répartition des charges de copropriété sert ensuite de grille de lecture au décompte remis à la signature.

Ce que contient l’état daté, partie par partie

L’article 5 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 fixe l’architecture de l’état daté en trois parties, reprise telle quelle par tous les syndics. Chacune répond à une question simple : qui doit quoi, à qui, et à quelle échéance.

Première partie : ce que le vendeur doit au syndicat

• Provisions exigibles du budget prévisionnel restées impayées
• Charges des exercices antérieurs jamais réglées
• Échéances dues au titre de travaux financés par annuités
• Avances de trésorerie appelées et non versées
• Échéances d’un emprunt collectif souscrit par le syndicat
• Sommes appelées au titre d’un cautionnement

Deuxième partie : ce que le syndicat doit au vendeur

Le sens de circulation s’inverse. Figurent ici les avances versées par le copropriétaire vendeur, les sommes que le syndicat lui doit au titre d’un emprunt, et les provisions devenues exigibles à la suite d’une mise en demeure. Ces montants viennent en déduction du décompte final, un point que les vendeurs oublient souvent de vérifier ligne à ligne.

Troisième partie : ce qui attendra l’acquéreur

• Reconstitution des avances du syndicat après la mutation
• Provisions du budget prévisionnel non encore exigibles
• Dépenses déjà votées en assemblée et pas encore appelées

Le mot « daté » n’a rien d’un ornement. Les sommes affichées valent pour un jour donné, celui de l’arrêté des comptes, et non pour la date de signature. Un écart de quelques semaines entre les deux suffit à rendre un solde inexact, surtout quand un appel de fonds tombe entre-temps. Le notaire vérifie systématiquement cette date avant de bâtir son décompte.

Le document est complété par deux annexes qui en disent long sur la santé de l’immeuble : les charges des deux derniers exercices comptables et les procédures judiciaires en cours impliquant le syndicat, précise service-public.fr. Un acquéreur attentif lit ces annexes avant les chiffres eux-mêmes.

Pré-état daté et questionnaire du syndic : le temps de la promesse

Les textes qui organisent la vente d’un lot ne connaissent pas le pré-état daté. La loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967 nomment un seul document, l’état daté. Le reste vient de l’usage professionnel, qui appelle ainsi le questionnaire du syndic rempli bien plus tôt, au stade de la promesse.

Ce qui existe en droit, en revanche, c’est l’information de l’acquéreur avant la signature de l’avant-contrat, organisée par les articles L721-1 à L721-3 du code de la construction et de l’habitation. D’après service-public.fr, ce dossier réunit notamment :

• La fiche synthétique de la copropriété, établie chaque année par le syndic au titre de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965
• Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division
• Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années
• Le carnet d’entretien de l’immeuble
• Le diagnostic technique global lorsqu’il existe, et le plan pluriannuel de travaux
• Les charges courantes et hors budget des deux exercices précédents, les sommes dues au syndicat par le vendeur, l’état global des impayés et le fonds de travaux

Un détail pèse lourd sur le calendrier. Le délai de rétractation de dix jours ne commence à courir qu’une fois ces documents remis à l’acquéreur, précise service-public.fr : un dossier incomplet au moment du compromis de vente repousse mécaniquement le point de départ. Les pièces techniques, elles, voyagent avec les diagnostics immobiliers obligatoires annexés à l’avant-contrat.

Retenez la ligne de partage. Le questionnaire informe l’acquéreur avant qu’il s’engage, l’état daté solde les comptes juste avant l’acte.

Qui paie l’état daté, et sur quelle base

Le vendeur. Le syndic facture ses honoraires au copropriétaire qui cède son lot, et cette dépense ne se répartit pas sur le syndicat. Le tarif figure dans le contrat de syndic approuvé en assemblée générale, donc consultable bien avant la mise en vente.

Un plafond encadre le prix de l’état daté : service-public.fr renvoie sur ce point à l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 et au décret n° 2020-153 du 21 février 2020. Une facture qui dépasse ce plafond se conteste auprès du syndic. Vendre plusieurs lots au même moment ne multiplie pas le plafond, précise la même source.

Le réflexe utile tient en trois gestes : sortir le contrat de syndic, repérer la ligne consacrée aux prestations de mutation, comparer avec le plafond en vigueur. Une discussion menée à ce moment évite une négociation pénible la veille de la signature, quand le vendeur n’a plus aucune marge.

Le calendrier réel, de la promesse à l’acte

Plusieurs semaines séparent la promesse de l’acte authentique : purge du droit de préemption de la commune, obtention de l’offre de prêt, vérifications du notaire sur le titre et l’urbanisme. Le calendrier place l’état daté tout à la fin de cette séquence, au plus près de la signature, pour que les soldes restent justes.

Concrètement, le vendeur a intérêt à préparer le terrain dès la mise en vente : demander la fiche synthétique, rassembler les procès-verbaux d’assemblée, vérifier qu’aucun appel de fonds n’est resté impayé. Un compte propre le jour de la commande produit un document propre, et une signature qui ne glisse pas.

Une vente qui traîne pose un autre problème : un document arrêté trop tôt devient inutilisable et se recommande, avec les honoraires que cela suppose. Caler la commande sur une date d’acte réaliste, quitte à attendre la levée de la dernière condition suspensive, coûte moins cher qu’une seconde demande au syndic.

Quand le syndic tarde à répondre

La relance écrite reste la première étape, avec la date de signature et les coordonnées de l’étude notariale. Le notaire prend ensuite le relais, avec un poids que le vendeur n’a pas. Le conseil syndical intervient en troisième ligne, puisqu’il contrôle l’exécution du contrat de syndic.

Un point de repère : pour la fiche synthétique de copropriété, service-public.fr indique que le syndic dispose d’un mois pour la transmettre au copropriétaire qui la demande. Rien n’interdit de rappeler cette exigence de diligence quand les courriers restent sans réponse.

Le cas du syndic bénévole

Une copropriété gérée par un syndic bénévole applique la même règle : le document reste à la charge du syndic en exercice, professionnel ou pas. La trame de l’article 5 du décret de 1967 fournit le plan, et le notaire précise les pièces comptables attendues.

Le travail s’appuie alors sur le grand livre du syndicat, les appels de fonds trimestriels et les procès-verbaux d’assemblée. Dans une petite copropriété sans salarié ni gros équipement, l’exercice reste abordable. Prévoyez simplement un délai plus généreux qu’avec un cabinet équipé d’un logiciel de gestion.

Quand le document manque, tarde ou se trompe

Une vente signée sans état daté expose les deux parties à un flou coûteux. Le notaire avance alors à l’aveugle sur la répartition des charges du trimestre en cours et sur les sommes dues au syndicat, deux postes qui se règlent normalement au centime près le jour de l’acte.

Le syndic, lui, dispose d’un levier solide : il peut former opposition sur le prix de vente entre les mains du notaire pour obtenir le paiement des sommes dues, rappelle service-public.fr. Tant que cette opposition reste en place, le vendeur ne touche pas l’intégralité de son solde. Voilà pourquoi les études notariales attendent le document plutôt que de signer sans lui.

Une erreur dans les chiffres

Une erreur dans l’état daté se corrige. Tant que le notaire détient les fonds, l’ajustement se fait dans le décompte. Après la signature, la régularisation passe par un échange écrit avec le syndic, puis par le conseil syndical si le dialogue s’enlise, la voie judiciaire restant le dernier recours.

Une charge oubliée relève de la comptabilité du syndicat, pas du vice caché immobilier, dont les conditions et les délais obéissent à une logique totalement différente. Confondre les deux terrains fait perdre un temps précieux.

Les vérifications qui évitent le litige

• Comparer la première partie du document avec vos derniers appels de fonds
• Vérifier la date d’arrêté des comptes et sa proximité avec la date de signature
• Lire les annexes : charges des deux derniers exercices, procédures en cours
• Repérer les travaux votés non encore appelés, futur poste de dépense de l’acquéreur
• Signaler au notaire tout écart avant la signature, jamais après

Prochaine étape pour un vendeur : réclamer au syndic la fiche synthétique et le décompte des deux derniers exercices dès la mise en vente, puis laisser le notaire commander l’état daté une fois la date d’acte calée. Les comptes arrivent alors sans surprise, et la remise des clés ne dépend plus d’un courrier en retard.